¿Cómo hacer la contabilidad de tu empresa más simple?

Muy Pyme, pero muy organizados!, dirás tú vanidosamente cuando te pregunten por la contabilidad de tu empresa. Y es que una de las primeras cosas que debe dejar lista una empresa para arrancar con pie derecho es su contabilidad. Recuerda que los objetivos de una contabilidad son administrar, controlar y ver a la empresa crecer a través de sus procesos. Así que te contamos cómo puedes convertir tu contabilidad en algo más simple pero bastante organizado. 

Y, ¿a quién le rendimos cuentas?

Es importante antes de que nos adentremos con el contenido de este artículo que entendamos el porqué de llevar una contabilidad. 

Ya dijimos que el orden en nuestras operaciones es de lo más importante, una contabilidad nos organiza y permite administrarnos mejor. Pero también hay una serie de entes de control que son necesarios para que este orden se vea reflejado en unos resultados; lejos del fraude, las malas prácticas y la evasión, ¿estamos? 

La contabilidad es una obligación legal, pero sería magnífico que no la vieras como tal y en vez de ello, procuraras darle el valor que merece y que será en definitiva para el crecimiento de tu empresa.

¿Qué controla la contabilidad?

Controlar es la palabra clave para describir una contabilidad, es básicamente el sinónimo que mejor la describiría y el concepto más real que la define. 

La situación financiera de tu empresa tiene sí o sí que pasar por las manos de la contabilidad, por ende, refleja cómo andas en la facturación, los cálculos de costos y los estados financieros. 

Además, la contabilidad controla y administra tus inventarios, las cuentas por cobrar y claro, las de pagar.

Aquí ya puedes ir haciéndote una idea de toda la ayuda que puede representarte llevar una contabilidad. Por si lo estabas pensado, ni se te ocurra llevar una contabilidad tú mismo, si bien es cierto que tu empresa es pequeña, no significa que vayas a meterle mano, déjale este trabajo a un profesional de la contaduría pública para que lo realice perfectamente, obvio, puedes hacer todo el seguimiento que quieras.

Registra todos los movimientos

Para que vayas recorriendo el camino de la contabilidad sin dificultad, (nos salió en verso), es necesario que establezcas un registro estricto y minucioso de todos los movimientos que hace tu empresa. 

Si, ya sabemos que la idea de este artículo es contarte cuan fácil puedes llevar una contabilidad, pero dijimos también que la dejaras en manos de un experto, así que a estas alturas no debes estar preocupado, un contador calificado te está ayudando con esto, ¿verdad? 

Ese podría ser el primer paso hacia la simpleza, un profesional de la contabilidad que se encargue de llevar de manera pormenorizada, todos los movimientos que haga tu compañía. 

Cuando hablamos de pormenorizada nos referimos al hecho de hacer que la persona designada para tales fines contabilice todas las operaciones que surjan en el día, así habrá control de los ingresos, de los gastos, si se hicieron compras a proveedores y consumos o servicios. 

No es una tarea dispendiosa pero sí que tendrás que contratar a alguien con mucha atención al detalle para que no olvide registrar a diario estos movimientos. 

Además, la agencia de publicidad está en capacidad de comercializar y encontrar las oportunidades idóneas para que tu producto o servicio crezca en impacto, autoridad y posicionamiento. ¿Quieres más razones?, ¡sigue leyendo!

Sistematízate

Hoy es mucho más fácil disponer de la tecnología como la mejor aliada para llevar una contabilidad. Atrás quedaron los días de los libros y la contabilidad manual. Los modernos y completos softwares para llevar tanto facturación como contabilidades en las empresas están a la orden del día y solo debes escoger el que más te convenga según tus necesidades. 

En Colombia puedes encontrar Alegra, un software contable en la nube que está diseñado para que lo uses de manera sencilla y es ideal y completo para pymes. 

Te permite trabajar en módulos para contabilidad, compras, cartera, facturación, inventarios, pedidos, tesorería y nómina. Completísimo, lo pusimos de primero porque, como ya dijimos, es el ideal para empresas pyme; podría interesarte.

Luego está Siigo, el papá, el cucho, del que hace rato se habla en Colombia y que muchas compañías de diferentes tamaños tienen implementado. 

Siigo puede instalarse en una computadora, es decir, de manera local, pero también ofrece servicio en la nube (no se podía quedar atrás), y te resuelve tareas como: facturación, compras y gastos, cuentas por pagar y por cobrar, cotizaciones e inventarios. 

Hasta cuenta con una app para Android, o sea; senior, pero eficiente.

Aterrizamos en Softland, un software que le apunta también a resolverle los temas a las pymes de manera rápida y eficiente. 

Cuenta con módulos para contabilidad, compras, cartera, facturación, inventarios, pedidos, tesorería y nómina. 

Valga decirte que hay muchos más, pero te dejamos estos tres porque según los mismos usuarios, son lo más pro del mercado, pero si quieres mirar otras opciones, está bien. 

Los libros contables como la biblia, sagrados

Si, ya sé que en algún punto hablamos de las modernidades que ofrecen los softwares contables y todas sus bondades, pero no podemos dejar de lado los libros contables para llevar a cabo los movimientos pues, como también hicimos mención, el marco legal colombiano nos obliga a llevarlos. 

Sin embargo, no hay una ley que determine en detalle cuáles son esos libros, pero por el ejercicio continuo en las empresas, se sabe que son estos: 

Libros Principales:

  • Libro mayor y balance

  • Libro de inventarios y balances

  • Libro diario

  • Libro de accionistas

  • Libro de actas

Libros auxiliares:

  • Libro de bancos

  • Libro de clientes o cartera

  • Libro de caja

No te vayas a preocupar, aparentemente son muchos, pero en la práctica tu contador sabrá qué hacer y no estaría de más si te enteras un poco de la función de cada uno de ellos para que estés informado, pero tampoco es para que te vayas a enloquecer con toda esa información.

Establece unas fechas para llevar a cabo el balance

Algunas compañías elaboran el balance el último día hábil de cada mes para ir haciendo los ajustes pertinentes y llevar control de sus gastos e ingresos. 

Puede ser este tu caso también, establece las fechas que más te convengan para que controles tu información y así no te pierdas de nada. 

Aquí te tiramos una perlita que algunos olvidan cuando están empezando con su pequeña empresa y es el valor de los servicios, agua, energía, telefonía, gas, arriendo entre otros; estos se denominan (costos fijos) y deben quedar registrados en las cuentas detalladamente ya que influirán en los gastos de tu empresa; aunque es bien sabido que los servicios públicos manejan un consumo promedio, es decir que siempre llegarán por el orden de los mismos miles de pesos, son de gran ayuda frente a un consumo disparado o un ahorro significativo y la contabilidad debe llevar registro, así, a final de mes, tendrás información valiosa que se verá reflejada en el balance.

La caja chica que a veces no cuadra

¿Te es familiar este punto en algún sentido?, la caja menor se ha vuelto motivo de efectivo inmediato por todo y para todo y la verdad es que ella no fue concebida para eso. 

La caja menor de una empresa, por pequeña que esta sea, se debe manejar con absoluta responsabilidad y detalle. Esta ha sido destinada para gastos de emergencia, para cosas que en realidad se necesitan urgentemente y para lo cual se requiere del efectivo. 

Toda vez que salga dinero de caja menor para alguna compra o pago, debe existir una factura o recibí que soporte y justifique dicha compra o pago. ¡Mucho cuidado! 

Al momento de un arqueo el efectivo que haya, debe coincidir perfectamente con el que falte, que se ha de soportar con dichas facturas. Y sí, puedes pedir como dueño o gerente de una empresa un arqueo cuando lo requieras, y todo debe estar perfectamente justificado. 

Revisa además que la persona encargada de esta labor, así como de llevar tu contabilidad sea de tu entera confianza ya que, suceden casos a diario en los cuales, la persona encargada hace uso indebido del efectivo, por ello la importancia de que estés encima de las cosas de tu empresa y más si hay moneda de por medio.

Ojo con tu inventario

Contabilizar el inventario es de la mayor importancia para saber cuánto tienes, cuanto te hace alta producir y qué está por vencerse. 

Ya estamos hablando de que tu empresa es pequeña, pero no por ello vas a dejar de llevar un inventario de tus productos ya que, de no hacerlo, corres el riesgo de que se esfume en un abrir y cerrar de ojos. 

A las pequeñas empresas les pasa con frecuencia que, en su afán de querer quedar bien con los potenciales clientes o para fidelizar a algunos, disponen permanentemente de producto, y esas unidades van a representar una salida en tu línea de inventario y tiene que quedar registrado. 

Si lo vas a hacer, sé consciente de tu deber de informarlo a la parte contable de tu compañía para que haga los movimientos del caso en la base donde se lleven los registros de inventario.

Pagar impuestos, el momento de la verdad

Este será el momento en que también salga a relucir la importancia de llevar la contabilidad de tu empresa al detalle. 

Pasar esto por alto es “echarse la soga al cuello” con los entes de control y pueda que durante el primer año no tengas que responsabilizarte de esta parte, pero te garantizamos que en cualquier momento te llamarán al orden. 

Una empresa legalmente constituida, indefectiblemente tendrá que rendir cuentas y cuando el momento llegue, tú debes estar preparado. 

¿Y cómo lo harás?

  • Siendo honesto y sincero con quien maneja la contabilidad de tu compañía, clasifica todas tus actividades económicas de manera honesta y quítate el paradigma de que contarlo todo es por ley que se te cobren más impuestos, eso no es tan cierto y muchos empresarios omiten información valiosa por este motivo.
  • Los beneficios tributarios a los cuales puedes allegarte son muchos, entre ellos, reducción de intereses, devolución de intereses, deducciones en el impuesto de renta, entre otros, así que, ¿por qué no jugarle limpio al país y hacerlo todo con transparencia?
  • Pídele a tu contador que te mantenga informado de los movimientos de tu empresa, de estos beneficios anteriormente mencionados y de ser posible que te provea información para que leas acerca de las disposiciones del gobierno y de los beneficios para quienes crean empresa en el país. 
  • Acostúmbrate a archivar y a no botar las facturas de tus gastos de viaje o todo lo que pueda justificar una partida dentro de tu contabilidad. Esto les pasa a muchos dueños de empresa cuando viajan, botan los documentos soporte, en este caso facturas por alimentos o transporte, entre otros, y luego se hace mucho más complejo conciliar la información contablemente. 

Cuéntanos qué más haces dentro de tu pequeña empresa para que, llevar la contabilidad sea todo un éxito, seguro que puedes ayudar con tus conocimientos a muchos más emprendedores. 

¿Te gusta lo que estás leyendo?

Únete a Apunt-e y obtén consejos y recursos de marketing en línea gratuitos
directamente en su bandeja de entrada.

Contáctanos

Sin cargo. Cancela la suscripción en cualquier momento.